Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Der CVJM-Westbund e. V. nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der Regeln des Kirchengesetzes über den Datenschutz der Evangelischen Kirche in Deutschland (DSG-EKD) sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie dieses Portal benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben, wofür wir sie nutzen und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

2. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragte

Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Gesetzlich vorgeschriebene Datenschutzbeauftragte

Wir haben für unseren Verband eine betriebliche Datenschutzbeauftragte bestellt:

Aufsichtsbehörde für den kirchlichen Datenschutz

Im Falle datenschutzrechtlicher Verstöße steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen kirchlichen Datenschutzaufsicht zu:

3. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben nach den Bestimmungen des DSG-EKD folgende Rechte hinsichtlich Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (§ 19 DSG-EKD): Sie können unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck der gespeicherten Daten verlangen.
• Recht auf Berichtigung (§ 20 DSG-EKD): Sie können die unverzügliche Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, § 21 DSG-EKD): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (§ 22 DSG-EKD): Sie haben das Recht, die Sperrung bzw. Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (§ 24 DSG-EKD): Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung automatisiert verarbeiten, in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten.
• Widerruf erteilter Einwilligungen (§ 11 Abs. 3 DSG-EKD): Haben Sie uns eine Einwilligung erteilt, können Sie diese jederzeit formlos per E-Mail mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

4. Datenerfassung und Technologie auf dieser Website

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte (z. B. Logins, Kartendaten oder Anfragen) eine moderne SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Bereitstellung der Website und Server-Log-Dateien

Beim Aufruf unserer Website erhebt und speichert der Webserver automatisch technische Verbindungsinformationen in sogenannten Server-Log-Dateien:

• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL (die zuvor besuchte Seite)
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse des anfragenden Geräts

Zweck & Rechtsgrundlage:
Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung des Verbindungsaufbaus, der Systemsicherheit und der technischen Stabilität unseres Portals. Dies stellt ein berechtigtes kirchliches Interesse dar; Rechtsgrundlage ist § 6 Nr. 3 und Nr. 4 DSG-EKD. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Erhebungszweck nicht mehr erforderlich sind. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Technisch notwendige Cookies (Session & Sicherheit)

Unser Portal verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Dies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser lokal speichert:

1. Session-Cookie (Sitzungsverwaltung): Hält den Status Ihrer aktuellen Sitzung aufrecht, sobald Sie sich im Vereinsbereich einloggen.
2. CSRF-Token-Cookie (Sicherheit): Dient dem Schutz gegen Manipulationen und bösartige Angriffe (Cross-Site Request Forgery) bei Formularen und Eingaben.

Rechtsgrundlage:
Die Speicherung technisch zwingend erforderlicher Cookies erfolgt auf Grundlage von § 6 Nr. 4 DSG-EKD. Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Cookies blockiert werden; bei vollständiger Deaktivierung ist die Nutzung des internen Anmelde- und Verwaltungsbereichs jedoch technisch nicht möglich.

5. Portal-Funktionen & Mitgliederverwaltung (CVJM-Card)

Registrierung & Vereins-Login

Auf unserem Portal können sich autorisierte Vertreterinnen und Vertreter angeschlossener Ortsvereine und Kreisverbände registrieren bzw. anmelden, um CVJM-Cards für ihre Mitglieder zu verwalten und zu bestellen.

• Verarbeitete Daten: Name des Ortsvereins/Verbands, Name der Ansprechperson, E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort (Hash) sowie Berechtigungsrollen.
• Zweck: Authentifizierung, Bereitstellung des geschützten Verwaltungsbereichs und Kontaktaufnahme bei organisatorischen Rückfragen.
• Rechtsgrundlage: Erfüllung der Verbandsaufgaben und Durchführung des Nutzungsverhältnisses gem. § 6 Nr. 5 DSG-EKD.

Verwaltung und Ausstellung von CVJM-Cards

Im Rahmen der Erstellung, des Drucks und der Verwaltung der Mitgliedsausweise werden über das Portal folgende Daten verarbeitet und in der relationalen Datenbank gespeichert:

• Stammdaten des Karteninhabers: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift (Straße, PLZ, Ort).
• Kartendaten: Fortlaufende Kartennummer, Ausstellungsdatum, Status der Karte (z. B. aktiv, in Bearbeitung, storniert) sowie Zuordnung zum jeweiligen Ortsverein.

Zweck & Rechtsgrundlage:
Die Datenverarbeitung dient der Ausstellung, Gültigkeitsprüfung und organisatorischen Verwaltung der CVJM-Cards im Auftrag der beteiligten Ortsvereine. Rechtsgrundlage ist § 6 Nr. 5 DSG-EKD (Vertrags- und Rechtsverhältnis mit den Mitgliedsvereinen).

Speicherdauer:
Die Kartendaten werden für die Dauer der Gültigkeit des Ausweises und der Mitgliedschaft im jeweiligen Verein gespeichert und nach Ablauf bzw. Abbestellung im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Transaktionale E-Mails (z. B. Passwort-Reset)

Wenn Sie administrative Funktionen wie das Zurücksetzen Ihres Passworts nutzen, versendet unser System automatisierte Benachrichtigungs-E-Mails an Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse.

• Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, Zeitstempel, kryptografischer Reset-Token.
• Rechtsgrundlage: § 6 Nr. 4 und Nr. 5 DSG-EKD (Gewährleistung der Kontosicherheit und Nutzerverwaltung).

6. Kontaktformular und Kommunikation

Wenn Sie uns per Kontaktformular, E-Mail, Telefon oder Fax Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben inklusive der von Ihnen angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns verarbeitet und gespeichert.

• Rechtsgrundlage: § 6 Nr. 2 DSG-EKD (Einwilligung) bzw. § 6 Nr. 5 DSG-EKD (vorvertragliche Maßnahmen/Vertragserfüllung).
• Speicherdauer: Die Daten verbleiben bei uns, bis der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage) oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

7. Datenübermittlung an Dritte

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt ausschließlich dann, wenn:

• dies zur Erfüllung des Zwecks erforderlich ist (z. B. technische Dienstleister für Hosting/Infrastruktur im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach § 30 DSG-EKD oder Druck- und Postversanddienstleister zur Kartenzustellung),
• wir gesetzlich oder kirchenrechtlich dazu verpflichtet sind, oder
• Sie zuvor ausdrücklich eingewilligt haben.

Eine Weitergabe Ihrer Daten zu kommerziellen Werbezwecken findet nicht statt.